Bên cạnh sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian, khối lượng công việc ngày càng tăng. Theo đó, càng nhiều vấn đề phát sinh trong công việc. Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ công việc một cách hiệu quả nhất?
Theo dõi bài viết dưới đây, Callio sẽ hướng dẫn bạn ứng dụng công nghệ để xây dựng một quy trình quản lý công việc hiệu quả. Đồng thời, giới thiệu TOP 6 phần mềm quản lý công việc tốt nhất. Giúp doanh nghiệp tìm và sử dụng được một phần mềm quản lý một cách tối ưu nhất.
Phần mềm quản lý công việc là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc. Một giải pháp vô cùng hữu ích trong việc theo dõi tiến độ và tổ chức công việc. Có thể kể đến những ưu điểm tuyệt vời như:
Bên cạnh những tính năng nêu trên, việc sử dụng phần mềm còn là công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho công việc của các bộ phận/ thành phần trong công ty. Sử dụng phần mềm quản lý công việc mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
Dưới đây là các tính năng cơ bản, cần có khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý công việc. Doanh nghiệp có thể dựa vào đó để tham khảo đánh giá ưu nhược điểm từng lựa chọn:
Nhiều phần mềm quản lý của nước ngoài có giao diện khó sử dụng với nhiều thuật ngữ chuyên ngành, chỉ phù hợp với một số lĩnh vực đặc thù. Một số phần mềm chỉ có bản tiếng Anh, chưa phát triển ngôn ngữ tiếng Việt, gây cản trở tới hiệu quả sử dụng người dùng.
Doanh nghiệp có thể khắc phục vấn đề này bằng cách chọn một phần mềm được phát triển bởi người Việt. Bên cạnh đó, phần mềm cũng được triển khai thành công tại đa dạng doanh nghiệp với nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau.
Lưu ý: Khi lựa chọn doanh nghiệp vẫn cần dành 40% sự ưu tiên cho các tính năng hữu ích của phần mềm quản lý.
Về chi phí sử dụng, doanh nghiệp cần lưu ý rằng các giá trị mỗi phần mềm mang lại không chỉ là con số trên bảng giá. Thực tế, phần mềm quản lý công việc miễn phí không thực sự miễn phí mà luôn bao gồm 6 loại chi phí ẩn:
Hãy thử nghĩ sẽ ra sao nếu bạn mua một phần mềm nhưng khi quy mô doanh nghiệp tăng lên lại không dùng được nữa? Hay khi doanh nghiệp cần mở rộng thêm tính năng nhưng phần mềm không thể đáp ứng yêu cầu? Tất cả chi phí, thời gian và công sức bạn bỏ ra trước đó đều là lãng phí.
Trong khi đó, chi trả cho một phần mềm quản lý công việc có thể là một khoản đầu tư sinh lời cho doanh nghiệp. Hàng loạt lợi ích hữu hình như:
Tất cả hứa hẹn sẽ mang lại giá trị chỉ số hoàn vốn (Return On Investment – ROI) cao cho việc đầu tư sử dụng phần mềm.
Trong làm việc theo nhóm và dự án, giao tiếp là yếu tố không thể thiếu. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng.
Vì vậy, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết, bao gồm:
Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là sơ đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.
Hơn nữa, khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận với nhiều nghiệp vụ chuyên sâu khác nhau, trong tương lai có thể sẽ còn nhiều hơn nữa. Lựa chọn tốt nhất là một phần mềm đã được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết. Tránh việc phải sử dụng thêm công cụ bổ trợ ngoài, hoặc tốn thời gian liên hệ nhiều lần với nhà cung cấp để yêu cầu mở rộng tính năng.
Dưới đây là danh sách top 6 phần mềm quản lý công việc hiệu quả và phổ biến hiện nay:
Callio là phần mềm quản lý kinh doanh tập trung, trong đó quản lý công việc là một tính năng quan trọng. Phần mềm được phát hành bởi đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm. Callio được biết đến là giải pháp toàn diện cho việc quản lý và điều hành công việc.
Phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các doanh nghiệp. Từ việc lên kế hoạch công việc, giao việc theo phòng ban/dự án, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất công việc. Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình làm việc hiệu quả.
Ưu điểm nổi trội:
Với những tính năng ưu việt và sự hỗ trợ tận tâm từ đội ngũ phát triển, Callio đã trở thành một trong những công cụ quản lý công việc hàng đầu tại Việt Nam.
Asana là một phần mềm quản lý công việc trực tuyến cho phép người dùng tạo các dự án, công việc, lịch trình và theo dõi tiến độ công việc của cá nhân và nhóm làm việc. Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả cơ bản giúp theo dõi và sắp xếp công việc, thời gian, nguồn lực… Người dùng có thể xem tổng quan và chi tiết công việc/ dự án linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list…
Ưu điểm:
Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý công việc miễn phí tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft, cho phép người dùng tạo danh sách công việc, thiết lập lịch trình và chia sẻ công việc với người khác. Microsoft Project là phần mềm của Microsoft. Nó cung cấp ứng dụng quản lý công việc cá nhân, đội nhóm chuyên nghiệp.
Ưu điểm
Nổi tiếng với những ứng dụng soạn thảo, bảng tính, Microsoft Project kế thừa được những ưu điểm như:
MyXTeam là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm một cách đơn giản, giúp loại bỏ bớt các thao tác thủ công và theo dõi hiệu quả làm việc tốt hơn. Phần mềm phù hợp với các phòng ban, đội nhóm có nhu cầu quản lý công việc ở mức độ đơn giản.
Ưu điểm
Nhược điểm
Wrike là một phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến cho phép người dùng tạo dự án, công việc, lịch trình, giao việc và theo dõi tiến độ công việc của cá nhân và nhóm làm việc.
Wrike cũng là một ứng dụng quản lý công việc trên máy tính và điện thoại. Phần mềm có nhiều tính năng cao cấp, thay email và hầu hết công cụ làm việc truyền thống. Phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựa chọn hàng đầu cho các công ty startup hoặc tổ chức không có nhiều kinh phí.
Ưu điểm
Phần mềm Wrike với đầy đủ các tính năng như:
Nhược điểm
Trello là một công cụ quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng và thẻ, cho phép người dùng tạo các danh sách công việc, thẻ công việc và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng.
Ưu điểm:
Giao diện của phần mềm là một bảng thông tin trực quan với các cột tương ứng với trạng thái. Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, người dùng có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc. Từ đây phân công nhiệm vụ và cộng tác đội nhóm chỉ với thao tác đơn giản.
Bên cạnh việc đáp ứng các nhu cầu của nhà quản lý, Trello còn cộng tác tốt và dễ sử dụng. Giao diện làm việc của phần mềm giống như các tờ giấy note được dán trên màn hình.
Nhược điểm:
Phần mềm quản lý công việc là một công cụ hiệu quả để tăng cường hiệu suất và tối ưu thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Tính năng đa nhiệm hỗ trợ người dùng từ giao việc, theo dõi tiến độ cho đến đánh giá công việc… Phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.
Những phần mềm trên đều cung cấp các tính năng quản lý công việc hiệu quả và linh hoạt, giúp người dùng tổ chức công việc một cách thông minh và hiệu quả. Hãy lựa chọn một phần mềm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu của bạn và bắt đầu tận dụng lợi ích mà nó mang lại. Chúc quý doanh nghiệp thành công!
© Copyright 2024 Callio - Centralized Sales Tool For SMEs
CRM
Chat
Call
Campaign