Không nên dùng Excel nếu muốn quản lý học sinh hiệu quả hơn

Excel là một công cụ phổ biến để quản lý dữ liệu học sinh của các đơn vị giáo dục nhưng hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, excel đã và đang không còn là lựa chọn tốt nhất để các nhà trường, trung tâm kiểm soát và nắm bắt được thông tin học sinh của mình.

Những bất cập khi quản lý học sinh bằng Excel

Mặc dù câu chuyện chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ vào giáo dục đã được đề cập nhiều năm nay nhưng trên thực tế, vẫn có rất nhiều đơn vị giáo dục sử dụng Excel để quản trị và quản lý học sinh. Có một số lý do khiến excel vẫn được ưu ái như: sự thông dụng, tiện lợi, hoàn toàn miễn phí, thông tin dễ dàng chỉnh sửa,…

Tuy nhiên, đối với các nhà trường, trung tâm giáo dục có quy mô lớn, học sinh nhiều thì Excel lại tỏ ra kém hiệu quả và có nhiều nhược điểm đáng kể như:

• Excel không phải là ứng dụng được thiết kế dành riêng cho quản lý giáo dục nên sẽ bị hạn chế các tính năng rất cần thiết như: quản lý toàn bộ thông tin học sinh một cách tập trung, tự động thông báo, tích hợp với các công cụ liên lạc với học sinh và phụ huynh như email, điện thoại, nhắn tin,… và nhiều tính năng khác mà một hệ thống quản lý giáo dục cần.
• Để dùng tốt Excel cần có kỹ năng nhất định, không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo. Excel đòi hỏi người dùng phải thành thạo hoặc là làm việc thường xuyên mới có thể xử lý nhanh và không sai sót
• Dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu: Đây vừa là ưu điểm cũng là nhược điểm của Excel. Mặc dù có thể tùy chỉnh dữ liệu linh hoạt nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro như “lỡ tay” mất dữ liệu hoặc bảo mật không cao.

Excel không còn là công cụ quản lý học sinh hiệu quả dù phổ biển (Ảnh sưu tầm)

• Không thuận tiện trong việc tra cứu thông tin: khi cần tra cứu, để trích xuất ra một trường thông tin thường mất nhiều thời gian do các file thường nặng, mất thời gian để tải thông tin về.
• Khả năng mắc lỗi cao: do yêu cầu thao tác sử dụng excel phức tạp nên rất dễ mắc lỗi khi xử lý dữ liệu. Chỉ một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kết quả và không dễ dàng gì để truy ra lỗi này từ đâu.
• Hạn chế về dung lượng sử dụng: Mỗi file excel chỉ cho nhập liệu đến một mức dữ liệu nhất định, vì thế nếu nhiều dữ liệu phải tạo nhiều file cho cùng một chủ đề.
• Khó đồng bộ và chia sẻ dữ liệu: Quản lý học sinh đòi hỏi sự tương tác và chia sẻ dữ liệu giữa nhiều người dùng, nhưng ở Excel tính năng chia sẻ này chưa được tối ưu

Ứng dụng công nghệ để tối ưu quản trị, quản lý học sinh trong giáo dục

Mặc dù Excel có thể phù hợp cho quy mô nhỏ hoặc một số công việc cụ thể, nhưng với quy mô lớn và yêu cầu phức tạp, thì để quản trị tối ưu hơn, các đơn vị giáo dục nên tìm đến các phần mềm công nghệ chuyên biệt để hỗ trợ. Theo đó, công nghệ không những xử lý triệt để được các bất cập kể trên mà còn là giải pháp để việc quản lý thông tin học sinh thông minh, thuận tiện hơn:

– Giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình trạng học sinh và phụ huynh:

Nhờ việc đồng nhất toàn bộ thông tin trên một phần mềm sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về tình trạng học sinh của mình từ đó có những kế hoạch hoạt động từ tuyển sinh đến chăm sóc hiệu quả hơn, nhanh hơn. Đặc biệt, việc kết nối thông tin qua các năm, thống kê báo cáo cũng dễ dàng hơn vì không còn lộn xộn nữa.

– Tiết kiệm được thời gian quản lý

Nhờ việc thông tin học sinh được truy xuất dễ dàng hơn, người quản lý cũng tiết kiệm được thời gian trong tìm kiếm và định danh học sinh. Hay đơn giản là công tác nhập liệu cũng đơn giản hơn, khoa học hơn.

Sử dụng các phầm mềm CRM giúp quản lý dữ liệu học sinh tối ưu hơn

– Phản hồi học sinh, phụ huynh nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn

Hiện nay, nhiều phần mềm CRM hiện nay đều tích hợp với các công cụ liên lạc như emai, gọi điện, nhắn tin đa nền tảng,… và hệ thống thông báo tình trạng học sinh. Nhờ đó việc liên lạc hay chăm sóc học sinh, phụ huynh cũng nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn.

– Có thể quản lý từ xa

Với công nghệ điện toán đám mây, các dữ liệu hiện nay đã được lưu trữ ở không gian ảo nên có thể truy cập ở mọi nơi, mọi lúc, không giới hạn về không gian và thiết bị. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý giáo dục linh hoạt được cách quản lý

Tại sao nên sử dụng Callio để quản lý hệ thống thông tin học sinh

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm giúp quản lý thông tin học sinh, tuy nhiên các nhà quản lý giáo dục có thể tham khảo Callio. Đây là phần mềm đang được nhiều đơn vị giáo dục tin dùng bởi có thể giúp xử lý triệt để các vấn đề mà họ thường gặp phải.

Trong số đó, có thể kể đến ví dụ về Trường Liên cấp Việt Anh. Theo ông Trần Phúc Hưng, Trưởng Dự án Chuyển đổi số của Trường Tiểu học – THCS – THPT Việt Anh, trong công cuộc chuyển đổi số thì khía cạnh mà nhà trường cần quan tâm nhất là công tác lưu trữ, quản trị thông tin. Công cụ CRM đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng sự gắn kết giữa nhà trường và phụ huynh, học sinh.

Thực tế là, từ khi đưa Callio vào sử dụng trong nhà trường, nhà trường đã thành công trong việc khoanh vùng được khoảng 3.500 dữ liệu phụ huynh tiềm năng và quản lý khoảng 100.000 dữ liệu tổng. Công tác chăm sóc khách hàng cũng có nhiều chuyển biến rõ rệt, hạn chế được tình trạng hỏi đi hỏi lại phụ huynh một thông tin, hoặc nhiều nhân viên chăm sóc cùng một nội dung với một phụ huynh. Có Callio nhắc việc, các phần công việc quản lý hồ sơ và chăm sóc khách hàng, nhất là những dịp như sinh nhật, dịp lễ, các đợt thông báo phí đều không bị bỏ quên.

Theo đánh giá của các khách hàng là các đơn vị giáo dục, Callio – phần mềm quản lý kinh doanh tập trung có những ưu điểm nổi bật sau:

– Mọi dữ liệu của khách hàng sau khi được mã hóa sẽ lưu trữ ngay trên hệ thống nội bộ của doanh nghiệp và được phân loại và quản lý một cách chi tiết từ tên, số điện thoại, nghề nghiệp, tuổi tác cho đến những thông tin về quá trình tương tác với nhà trường, các phản hồi, đánh giá của khách. Điều này giúp nhà trường có thể nhanh chóng giải quyết và đáp ứng kịp thời nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

– Callio tích hợp cùng Facebook, CallCenter, Email, SMS giúp cho nhà trường, trung tâm giáo dục có thể nhanh chóng tương tác được với khách hàng của mình và phân tích, đánh giá cũng như thu thập thông tin khách hàng từ những công cụ này một cách nhanh chóng chỉ mất vài giây.

– Đồng thời Callio còn tích hợp luôn phần thống kế và báo cáo tự động các hoạt động tiếp cận khách hàng mới, chăm sóc khách hàng của nhân sự thông qua hệ thống chức năng ghi âm tự động mọi cuộc gọi, theo dõi doanh số bán hàng, quy trình tiến triển KPI của nhân viên theo thời gian thực. Từ những phân tích báo cáo này sẽ giúp nhà quản lý giáo dục đưa ra những đánh giá về kết quả làm việc của toàn bộ đội ngũ.

Với nhiều ưu điểm tích hợp trong một hệ thống phần mềm, Callio luôn là người bạn đồng hành tin cậy của ngành giáo dục. Hãy liên hệ ngay Callio để được tư vấn miễn phí nhé!