5 lưu ý quan trọng khi chọn nhà cung cấp tổng đài ảo

Hiện đang có rất nhiều hệ thống tổng đài ảo trên thị trường. Vậy cần xem xét như thế nào để có thể lựa chọn nhà cung cấp tổng đài ảo cho phù hợp với Doanh nghiệp? Bài viết sau đây sẽ trình bày 5 lưu ý mà bạn cần tham khảo trước khi đi đến quyết định thuê tổng đài ảo cho mình.

1. Nhà cung cấp tổng đài có đảm bảo bảo mật thông tin hay không?

Tổng đài ảo hoạt động trên Cloud, nên mọi thông tin đều đi qua đó. Mặc dù các nhà cung cấp tổng đài ảo có thể cung cấp mã hóa cho các cuộc gọi, tuy nhiên khi ghi dữ liệu được gửi, mức độ bảo mật có thể giảm so với ban đầu. Vì vậy, doanh nghiệp phải rất cẩn thận với các hoạt động bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ.

Bạn nên lựa chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật rõ ràng cũng như có uy tín và được nhiều Doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo hệ thống của bạn luôn được bảo mật tốt nhất.

Nhà cung cấp tổng đài cần bảo mật thông tin an toàn

2. Hệ thống có giúp tiết kiệm chi phí hay không?

Điều quan tâm thứ 2 là tính tối ưu chi phí của hệ thống. Khi áp dụng mà hiệu suất công việc vẫn không tăng mà còn phải chi trả thêm chi phí thuê hàng tháng thì bạn phải nên xem xét lại. 

Có nhiều nhà cung cấp hệ thống tổng đài có các tính năng và mức chi phí khác nhau. Bạn cần hỏi kỹ về chi phí của các tính năng đó (có thể là tính năng có sẵn hoặc tính năng add-on) để tránh việc phát sinh những chi phí vượt quá sự tính toán ban đầu của bạn.

Hãy chuẩn bị thật kỹ cũng như xem xét lại nhu cầu của Doanh nghiệp mình. Và đặc biệt là bạn cần tham khảo nhiều nhà cung cấp tổng đài để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất.

3. Hệ thống có hoạt động ổn định hay không?

Hoạt động giao tiếp qua điện thoại đối với nhiều Doanh nghiệp được xem là chính yếu. Vì vậy, một tổng đài ảo cho doanh nghiệp hoạt động ổn định là yếu tố rất quan trọng.

Bên cạnh việc lựa chọn nhà cung cấp có cam kết hoạt động ổn định, bạn cũng cần trang bị cho hệ thống của Doanh nghiệp mình đường truyền internet backup cũng như có phương án dự phòng khi Doanh nghiệp bị mất điện hoặc gặp sự cố bất chợt.

Tổng đài ảo trên điện thoại

4. Hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cung cấp như thế nào?

Tất cả các đơn vị, nhà cung cấp tổng đài đều không thể cam kết rằng sẽ hoạt động xuyên suốt 100% ổn định và không gặp bất kỳ sự cố nào. Sự cố hệ thống đôi khi không hoàn toàn đến từ nhà cung cấp dịch vụ tổng đài mà còn gặp ở các vấn đề khác như đầu số, thiết bị đầu cuối, đường truyền…

Đối với các Doanh nghiệp có đội ngũ vận hành thì việc này có thể không quá đáng lo ngại, tuy nhiên nếu như Doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp thì cần đặc biệt quan tâm đến hỗ trợ kỹ thuật từ đơn vị cung cấp. 

Một vài nhà cung cấp họ có những quy trình làm việc nhất định, điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý vấn đề phát sinh, vì vậy bạn nên chọn những nhà cung cấp có thể hỗ trợ 24/7, đặc biệt là quy trình xử lý nhanh gọn, giúp hệ thống luôn vận hành trong trạng thái tốt nhất.

5. Hệ thống có thể nâng cấp và mở rộng không?

Có thể bạn sẽ thắc mắc rằng mình đã nghiên cứu kỹ nhu cầu của Doanh nghiệp rồi mới chọn lựa nhà cung cấp, nên vấn đề này liệu có cần thiết không? Trên thực tế, nhu cầu của Doanh nghiệp cũng sẽ phụ thuộc vào sự thay đổi của thị trường, nhu cầu khách hàng, phát triển công nghệ… 

Bạn sẽ không biết trước được xu hướng sẽ thay đổi như thế nào trong tương lai, vì vậy hãy tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp hệ thống có thể nâng cấp và mở rộng như tích hợp API, mở rộng máy nhánh, tính năng mới… để đáp ứng những nhu cầu phát sinh bất chợt của Doanh nghiệp.

Hãy cân nhắc thật cẩn trọng khi quyết định chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài cho mình. Đừng quá vội vàng lựa chọn cho có mà để hệ thống của bạn hoạt động không được như mong muốn.

Nhà cung cấp tổng đài thông minh số 1 trên thị trường

Callio tự tin là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong việc chuyển đổi số, hiện đại hóa quy trình chăm sóc khách hàng, quản lý đội nhóm hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc lên 200%.

Nhà cung cấp tổng đài điện thoại Callio

Callio hoạt động trên nền tảng tổng đài 4.0 – Quay Gọi thông minh:

Gọi ra: Cước gọi kinh tế, Tự động chọn nội mạng, Click to call không cần bấm số

Gọi vào: Tự động truy vấn thông tin khách hàng giúp nhân viên làm chủ tình huống, cài đặt menu trả lời, tự động định tuyến cuộc gọi vào

• Chiến dịch Gọi tự động hàng loạt (Power call) – Gọi thông minh (Predictative call)

• Xử lý đồng thời nhiều cuộc gọi vào, ra;

• Tự động phân loại kết quả cuộc gọi và báo cáo thời gian thật (máy bận, sai số, khách từ chối ko nghe, đứt kết nối v.v..)

• Nhiều lựa chọn hỗ trợ tiếp tục kết nối sau cuộc gọi (tin nhắn sms, tin nhắn thoại, email)

Nhà cung cấp tổng đài uy tín Callio sẽ cam kết nâng cao hiệu quả bán hàng. Giải pháp crm Callio giúp doanh nghiệp:

• x2 Doanh số: Ngay lập tức nâng cao hiệu quả công việc! Gọi Dữ liệu lạnh hiệu quả, tăng gọi chốt Sales, nhắc việc bám sát khách hàng tiềm năng, tăng chuyển đổi.

• x3 Lưu lượng gọi: Không bấm số – Quay gọi tự động – Quay gọi thông minh – Tự động phân loại kết quả cuộc gọi, giảm ghi chép – Hỗ trợ Chiến dịch gọi theo kịch bản soạn sẵn

• Tiết kiệm tối thiểu 50% cước gọi: Tích hợp sẵn tổng đài, Cam kết tiết kiệm từ 2-13 lần tổng đài thường. Gọi nội bộ MIỄN PHÍ

• CRM đẳng cấp: Khả năng đáp ứng hàng nghìn cuộc gọi, hàng triệu dữ liệu khách hàng, hàng nghìn nhân viên của doanh nghiệp cùng một thời điểm

• Không đầu tư chi phí ban đầu: Không chi phí đầu tư thiết bị, không chi phí nhân công vận hành. Chi phí ứng dụng công nghệ vô cùng thấp, theo lưu lượng sử dụng thực tế!

• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Tự động ghi âm và phân loại kết quả, chất lượng cuộc gọi – Dễ dàng giám sát chất lượng xử lý quan hệ khách hàng và Thống kê báo cáo theo thời gian thực.

>>> Nếu không tin, mời bạn ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ để trực tiếp “mục sở thị” phần mềm không mất bất kì chi phí nào !!!