Một nhân viên chăm sóc khách hàng phải hội tụ được những khả năng đặc biệt như giao tiếp xuất sắc cũng như cách giải quyết vấn đề ổn thỏa đối với khách hàng sẽ quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Đó chính là lúc anh ta hiểu được Nghệ thuật chăm sóc khách hàng.
Dù gặp phải đối tượng khách hàng nào thì mục tiêu cuối cùng chỉ đơn giản là đưa ra một giải pháp hiệu quả nhất. Điều mà các nhà quản lý mong muốn là đưa lại cho khách hàng cảm giác họ được lắng nghe, được chăm sóc và đươc đánh giá cao khi rời khỏi công ty. Những suy nghĩ và nhìn nhận hướng tới khách hàng sẽ có tác động khá lớn đến việc đạt được các mục tiêu này.
Với mục đích hướng tới sự thỏa mãn lớn nhất cho khách hàng, có một công cụ vô giá giúp bạn đương đầu với những tình huống khó khăn trong dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả nhất, đó là Quy trình 5 bước để xây dựng nghệ thuật chăm sóc khách hàng.
>>> Tham khảo thêm tại bài: Xây dựng sơ đồ quy trình chăm sóc khách hàng chuẩn chuyên nghiệp
Thể hiện sự cảm kích luôn vô cùng quan trọng nhằm xử lý êm đẹp các tình huống khó khăn trong dịch vụ khách hàng. Bạn hãy sử dụng các câu giao tiếp kiểu như “Tôi hiểu quý vị cảm nhận như thế nào”, “Tôi hiểu”, “Tôi xin lỗi”, “Tôi rất lấy làm tiếc”, “Tôi có thể hiểu cách mà quý vị cảm nhận” để các khách hàng cảm thấy họ được lắng nghe và chúng ta đang tôn trọng họ. Thật hữu ích nếu chúng ta chủ động tiến lên bằng việc giúp đỡ khách hàng giải tỏa sự cáu giận và đặt bản thân chúng ta vào cương vị của khách hàng.
Đôi khi chúng ta mắc sai lầm trong việc giải quyết các khó khăn vướng mắc phát sinh bởi vì chúng ta dựa trên những gì bản thân suy nghĩ và nhận xét lời nói của khách hàng. Bước thứ ba này của Quy trình 5 bước sẽ cho phép chúng ta làm rõ các thông tin, qua đó hiểu được những mối quan tâm thực sự của khách hàng. Bạn có thể làm rõ vấn đề theo một số cách thức như:
+ “Những gì tôi nghe và hiểu được từ phía anh là … không biết có đúng vậy không?”
+ “Anh có thể nói thêm cho tôi về việc …..?”
+ “Tôi có thể giúp anh như thế nào….?”
+ “Anh mong đợi mọi chuyện sẽ như thế nào…?”.
Việc làm rõ vấn đề sẽ đưa chúng ta tới một giải pháp thích hợp theo một cách thức hiệu quả hơn.
Bước thứ tư là đưa ra một giải pháp. Việc đưa ra cũng như giới thiệu một giải pháp không phải là một thách thức khó khăn nếu bạn thực hiện chuẩn xác cả ba bước trên. Khi chúng ta đưa ra một giải pháp, chúng ta mong muốn giải thích một cách cụ thể chúng ta sẽ làm những gì cho khách hàng. Chúng ta cũng có thể đưa ra một số giải pháp khác nhau cho khách hàng lựa chọn.
Chú ý rằng tại Bước 1 của nghệ thuật chăm sóc khách hàng: Hoạch định chiến lược, điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ những giới hạn cũng như khả năng của bạn – bạn cần xác định được những gì bạn có thể làm được và không thể làm được những gì cho các khách hàng.
Việc kiểm tra chính là cơ hội để thiết lập nền móng của nghệ thuật chăm sóc khách hàng. Nó nhằm đảm bảo rằng khách hàng đã hoàn toàn thỏa mãn và cảm thấy vui vẻ với giải pháp đã được đưa ra. Bạn có thể kiểm tra lại theo một số cách thức như:
+ “Việc đó nghe như thế nào?”
+ “Anh nghĩ gì về việc này?”
+ “Anh có đồng ý với tôi?”
+ “Việc đó có ý nghĩa với anh không?”
+ “Việc đó có đúng với những gì anh yêu cầu không?”
+ “Việc đó có khiến anh cảm thấy thoải mái không?”
Tùy thuộc vào các phản ứng từ phía khách hàng, chúng ta có thể phải thực sự lặp đi lặp lại nhiều lần cả 5 bước trên theo tuần tự từng bước một trong quá trình giao tiếp với một khách hàng. Bằng việc giảm bớt sự xung đột và cởi mở trong đối thoại với khách hàng.
⇒ Công cụ không thể thiếu trong nghệ thuật chăm sóc khách hàng: tổng đài cloud thông minh (gọi trực tiếp không cần bấm số, giao tiếp all-in-one mọi nền tảng, tự động nhận diện khách hàng, tiết kiệm tới 30% cước gọi cho doanh nghiệp.
Quy trình 5 bước sẽ giúp bạn xây dựng nghệ thuật chăm sóc khách hàng và tránh khỏi rơi vào những cuộc cãi vã không hiệu quả. Nó cũng sẽ trợ giúp bạn rất nhiều trong việc tạo ra cho khách hàng những cảm giác và trải nghiệm thoải mái nhất khi giao dịch mua bán với công ty bạn.
