Heo Quay Ngọc Hải – Từ lò quay truyền thống đến chuỗi Heo quay công nghệ

Giới thiệu về Heo quay Ngọc Hải

Heo Quay Ngọc Hải (gọi tắt là “Ngọc Hải”) là thương hiệu heo quay gia truyền 3 đời nổi tiếng tại thành phố Nha Trang với tuổi đời hơn 30 năm. Từ một lò quay ban đầu, Ngọc Hải hiện có 3 chi nhánh, cung cấp thực đơn đa dạng xoay quanh các món quay, phục vụ nhiều nhu cầu của người dân địa phương. 

Không chỉ là lựa chọn hàng đầu của khách hàng cá nhân với các món ăn “gây thương nhớ” như thịt quay, bánh mì heo quay,… Ngọc Hải còn được các doanh nghiệp và tổ chức tin tưởng cho những dịp quan trọng như: khánh thành, động thổ, lễ thần tài,… Các sản phẩm heo quay nguyên con và set heo quay bày mâm cúng thần tài đóng góp một nguồn doanh thu đáng kể cho cửa hàng. Vào ngày cao điểm, cửa hàng xử lý tới 300 đơn hàng.

Từ một lò quay truyền thống, Ngọc Hải luôn nỗ lực làm mới mình, ứng dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh. Ngoài phương thức mua hàng trực tiếp tại cửa hàng, khách hàng của heo quay Ngọc Hải có thể dễ dàng đặt mua qua hotline, các kênh mạng xã hội Facebook, Zalo và các sàn thương mại điện tử như Grab Food và Shopee Food.

Nhu cầu triển khai phần mềm bán hàng

Nhu cầu tiêu dùng mặt hàng thịt quay tăng cao là cơ hội để Ngọc Hải mở rộng chuỗi. Tuy nhiên, khi mở tới chi nhánh thứ 4, thương hiệu đã nhận thấy những yếu điểm:

• Không có quy trình kinh doanh dẫn đến sai sót trong quá trình nhận đơn, phối hợp
• Không có một phần mềm để thống nhất và tập trung các thông tin khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, đo lường hiệu quả kinh doanh.
• Quản lý bị quá tải do kiêm nhiệm việc nhận khách và giám sát hoạt động triển khai thủ công

Từ đó, heo quay Ngọc Hải quyết định tạm thời đóng cửa 1 chi nhánh, hoạt động với 3 chi nhánh còn lại để hoàn thiện quy trình, làm tiền đề để nhân chuỗi bền vững trong tương lai. Anh Nguyễn Tín Ngọc – chủ thương hiệu cũng quyết tâm áp dụng công nghệ trong vận hành và quản lý.

Ngọc Hải đã thử qua nhiều phần mềm quản lý bán hàng nhưng chưa tìm được phần mềm phù hợp. Điểm yếu “chí tử” của các phần mềm trên thị trường hiện nay là không thể tùy biến linh hoạt để khớp với nhu cầu thực tế của một cửa hàng doanh nghiệp nhỏ.

Heo quay Ngọc Hải đau đáu tìm kiếm một phần mềm quản lý đáp ứng các tiêu chí:

• Quản lý tập trung tất cả hoạt động của cửa hàng bao gồm giao tiếp khách hàng, xử lý đơn hàng, báo cáo bán hàng,… trên cùng 1 hệ thống phần mềm
• Là công cụ hỗ trợ để phát triển kênh bán mạng xã hội và hotline để giảm bớt phụ thuộc vào sàn thương mại điện tử hay bên thứ 3
• Đội ngũ support nhiệt tình, cởi mở tiếp nhận nhu cầu người dùng để điều chỉnh phần mềm, đảm bảo áp dụng được vào hoạt động kinh doanh thực tế.

Từ tháng 02 năm 2024, Ngọc Hải đã thử áp dụng Callio và cảm thấy hoàn toàn hài lòng với tính năng mà phần mềm cung cấp.

Qua thời gian cùng đồng hành, Callio tiếp nhận nhiều góp ý của Ngọc Hải, tiếp tục phát triển nhiều tính năng mới. Phần mềm Callio hiện nay đã được áp dụng tối đa vào từng bước bán hàng của thương hiệu Ngọc Hải.

Kết quả

Heo quay Ngọc Hải đã ứng dụng Callio hiệu quả trong hoạt động tiếp nhận và xử lý đơn hàng trơn tru mỗi ngày.

Triển khai chi tiết

Callio không chỉ cung cấp các giải pháp tổng quan để xử lý các tác vụ phổ biến trong quản lý bán hàng, mà còn tùy chỉnh phần mềm để đáp ứng sát nhất các nhu cầu riêng biệt của Ngọc Hải.

Phát triển kênh bán mạng xã hội bằng chức năng Inbox

Để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh, Ngọc Hải quyết tâm phát triển các kênh bán thông qua mạng xã hội Facebook và Zalo nhằm đạt 3 mục tiêu:

1. Nắm trong tay và phát triển data khách hàng
2. Tiết kiệm 30% chi phí cho sàn và 1.5% thuế kinh doanh online
3. Chủ động xây dựng chiến lược phễu khách hàng

Chức năng Inbox là công cụ giúp Ngọc Hải thực hiện đủ bước bán hàng qua mạng xã hội chỉ trên 1 phần mềm:

• Đồng bộ tất cả kênh giao tiếp: Fanpage Facebook và Tài khoản Zalo OA của thương hiệu đều được tích hợp vào hệ thống Callio giúp nhân viên tiếp nhận đơn hàng trên nhiều kênh cùng 1 lúc.
• Khách hàng được đồng bộ danh bạ (số điện thoại, tên, ảnh đại diện) giúp nhân viên nhận diện khách nhanh chóng dù khách gọi tới từ nhiều kênh khác nhau.
• Màn hình chat kết hợp phím tắt tạo đơn hàng giúp nhân viên nhanh chóng lên đơn ngay trong khi trao đổi và chốt đơn với khách hàng.
• Thực hiện cuộc gọi ra từ tổng đài Callio cho khách hàng để xác nhận đơn hàng chỉ bằng 1 cú click chuột trên chính thanh công cụ của cửa sổ chat

Ngọc Hải còn áp dụng nhiều khuyến mãi đặc biệt cho khách đặt hàng qua Facebook, Zalo đã giúp thương hiệu chuyển dịch khách hàng từ các sàn thương mại điện tử sang kênh mạng xã hội, đúng theo định hướng phát triển.

Gọi thoại dễ dàng với khách hàng, đối tác bằng chức năng tổng đài thông minh

Ngọc Hải triển khai trọn bộ giải pháp tổng đài Callio bao gồm hệ thống điện thoại hotline IP phone tại từng chi nhánh, và tổng đài ảo trên phần mềm ở thiết bị máy tính bảng và điện thoại thông minh. Cửa hàng sử dụng tổng đài với đa dạng mục đích:

• Gọi thoại với khách hàng: nhận cuộc gọi đến đặt hàng, gọi ra xác nhận đơn hàng, chăm sóc khách hàng.
• Gọi thoại với nhà cung cấp để đặt hàng, giao hàng.
• Gọi nội bộ miễn phí giữa các chi nhánh để phối hợp xử lý đơn hàng, điều chuyển món ăn khi cần thiết.

Đặc biệt, trong trường hợp đông khách giờ cao điểm, nhân viên vẫn có rủi ro để lỡ thông tin trong quá trình trao đổi, tính năng ghi âm cuộc gọi của Callio giúp nhân viên nghe lại và nắm bắt thông tin trao đổi chính xác. Ghi âm cuộc gọi cũng giúp chủ cửa hàng dễ dàng đào tạo nhân viên trực tổng đài bằng cách nghe lại ghi âm của các cuộc gọi tiêu biểu để học và làm theo.

Đi đơn nhịp nhàng với cụm chức năng đơn hàng 3-trong-1

Heo quay Ngọc Hải áp dụng Callio trong quy trình thực hiện đơn hàng, giúp các bộ phận phối hợp xử lý đơn nhanh chóng, hiệu quả:

• Quản lý sản phẩm: danh mục món ăn của Ngọc Hải được quản lý chi tiết theo từng chi nhánh.
• Quản lý đơn hàng: Đơn hàng được tiếp nhận, xác nhận, xử lý nhịp nhàng. Đơn hàng được tạo ở Callio sẽ đồng bộ tức thì với phần mềm CukCuk do bộ phận Bếp sử dụng, tiếp nhận yêu cầu và chế biến, đóng đơn, giao đơn cho khách hàng.
• Đối soát thanh toán: liên kết với phần mềm Casso và VietQR, đồng bộ các khoản thu, chi từ tài khoản ngân hàng của cửa hàng về phần mềm Callio, chuyển trạng thái thanh toán thành công trên đơn hàng một cách tự động.

Cấp quản lý có thể theo dõi tiến độ của đơn hàng, giám sát nội bộ và hiệu quả kinh doanh với các thông báo tự động nhắn về nhóm chat Lark đã được tích hợp với Callio.

Tạo phễu và tăng chuyển đổi bằng CRM và Chiến dịch tin nhắn

Thương hiệu Heo quay Ngọc Hải xây dựng phễu bán hàng bằng cách bắt đầu bán các đơn nhỏ như bánh mì heo quay và các suất ăn sáng ngon và rẻ cho khách hàng cá nhân, như một cách lan toả thương hiệu. Khi khách hàng đã nhớ tới thương hiệu Ngọc Hải, cửa hàng sẽ tiếp tục giới thiệu và chào bán các set đồ ăn lớn hơn, các combo heo quay cho những dịp lễ Tết, ngày trọng đại. Chức năng CRM quản lý data và chăm sóc khách hàng của Callio giúp Ngọc Hải chăm sóc khách hàng chu đáo và không bỏ sót một data.

Với danh sách khách hàng doanh nghiệp được lưu trữ khoa học trên hệ thống, Ngọc Hải cũng đặt lịch định kỳ gửi chiến dịch tin nhắn ZNS nhắc lịch mua set heo quay bày mâm cúng trước ngày 10 âm lịch hàng tháng tức ngày cúng thần tài, tăng tỷ lệ mua hàng của khách cũ, đem lại doanh thu lớn.

“Cái anh thích nhất ở Callio là Callio tập trung hết tất cả các chức năng vào một chỗ, dùng cho tiện. Vừa có tổng đài, vừa có chat facebook, Zalo, còn có nút tạo đơn ngay trên khung chat với khách hàng.  Anh cũng quản lý được cả quy trình xử lý đơn hàng ở đây luôn. Mà chi phí lại rất rẻ, anh dùng phần mềm của các bên khác không được giá như vậy.” – Chia sẻ của anh Nguyễn Tín Ngọc – chủ thương hiệu Heo Quay Ngọc Hải