15

12 Bước để thiết lập hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp (Phần 2)

By admin - 12/05/2021
II. Di chuyển và thiết lập

Khi bạn đã chọn nhà cung cấp, đã đến lúc thiết lập dịch vụ điện thoại VoIP mới của bạn. 

Bước 5: Chuyển đổi số điện thoại

Nếu bạn mới thành lập Doanh nghiệp hoặc không muốn sử dụng lại các đầu số cũ vì một vài lý do nào đó, bạn hoàn toàn có thể đăng ký 1 đầu số VoIP mới và đầu số này có thể dễ dàng đấu nối vào hệ thống bất cứ lúc nào.

Tuy nhiên đầu số của bạn đã gắn liền với thương hiệu của mình và không thể thay thế đầu số mới. Bạn chỉ cần thông báo với nhà cung cấp dịch vụ hệ thống tổng đài VoIP và nhờ họ hỗ trợ chuyển đổi đầu số đó từ PSTN sang VoIP giúp bạn vừa có thể giữ lại đầu số thương hiệu hiện có, vừa có thể trải nghiệm tối đa các lợi ích mà từ hệ thống VoIP mang lại

Bước 6: Thêm và quản lý người dùng

Bạn cần liệt kê những người sử dụng hệ thống điện thoại của Doanh nghiệp. Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, tất cả điều này sẽ phù hợp với một bảng tính. Lập kế hoạch về người dùng, tiện ích mở rộng điện thoại, quyền và bất kỳ luồng cuộc gọi mong muốn nào mà bạn muốn để bạn có thể sẵn sàng vào ngày đầu tiên.

Các tổ chức lớn hơn, có những phòng ban, chi nhánh phức tạp thì cần phân chia kỹ thành các nhóm, quản trị viên từng nhóm, hồ sơ rõ ràng để dễ dàng thay thế hoặc mở rộng sau này.

Bước 7: Thiết lập thiết bị đầu cuối

Bây giờ là lúc thiết lập các thiết bị bạn muốn sử dụng cho hệ thống điện thoại mới của mình. 

Nếu bạn lựa chọn giải pháp cài đặt Softphone để đáp ứng nhu cầu cho mình, bạn có thể liên hệ đơn vị cung cấp hệ thống dịch vụ tổng đài VoIP và thiết lập giúp bạn. Mỗi người dùng sẽ đều có 1 tài khoản riêng biệt để đăng nhập và tương tác với hệ thống.

Nếu bạn lựa chọn điện thoại IP Phone, đa số chúng đều đã được cấu hình sẵn theo số lượng người dùng bạn đã lên ở Bước 6. Bạn chỉ cần nhận IP Phone và cấp nguồn tại đúng vị trí của người dùng tương ứng.

Còn lựa chọn tai nghe cho người dùng. Bạn cũng chỉ cần cắm tai nghe vào máy tính, chỉ cần ứng dụng gọi điện trên máy tính đã sẵn sàng để sử dụng.

Bước 8: Thiết kế kịch bản cuộc gọi

Cuối cùng, bạn cần lên kịch bản và luồng cuộc gọi khi có ai đó gọi đến Doanh nghiệp của mình. Thiết kế IVR điều hướng cuộc gọi thật rõ ràng để tránh gây cho khách hàng bối rối hoặc khó thao tác

Điều đặc biệt của VoIP là bạn có thể thay đổi kịch bản bất cứ lúc nào, chính vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm nếu như kịch bản cuộc gọi của bạn chưa được tối ưu trong những lần thiết lập đầu tiên 

III. Sau cài đặt

Với 8 bước kể trên, bạn đã hoàn thành hầu hết cài đặt điện thoại Doanh nghiệp. Bốn bước cuối cùng này giúp đảm bảo bạn tận dụng tối đa mọi thứ mà hệ thống điện thoại VoIP cung cấp

Bước 9: Xác minh kết nối mạng

Đôi khi, cấu hình mạng của bạn có thể gặp chút vấn đề mà bạn lại thường không chú ý. Để yên tâm, hãy kiểm tra kỹ kết nối của bạn trong quá trình cài đặt VoIP. Xác nhận kết nối Thoại qua IP của bạn đang hoạt động chính xác.

Dưới đây là những cách dễ dàng để kiểm tra hệ thống điện thoại mới của bạn:

  • Gọi số của bạn từ điện thoại di động của bạn.
  • Gọi điện thoại di động của bạn từ số điện thoại doanh nghiệp của bạn.
  • Hoàn thành cuộc gọi kiểm tra trong khoảng 20 phút để nghe bất kỳ sự cố âm thanh nào

Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh

Việc cấu hình và lắp đặt đã được hoàn thiện ở Bước 7. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo rằng các extensions đã ở đúng vị trí cũng như nhóm và phòng ban. 

Bạn có thể kiểm tra bằng các gọi đến các số nội bộ cho nhau hoặc có thể ghi chú lên từng IP Phone để xác định chính xác extensions.

Bước 11: Xây dựng lời chào chuyên nghiệp

Lời chào tuy không phải là tính năng chính, nhưng nó giúp khách hàng, đối tác của bạn biết được họ đã gọi đến đúng số hay chưa. 

Bên cạnh đó, lời chào cũng là thể hiện được tính chuyên nghiệp và nâng cao thương hiệu của Doanh nghiệp. Với hệ thống VoIP, bạn có thể thay đổi lời chào tùy chỉnh dựa vào nhu cầu hiện tại của mình.

Bước 12: Kích hoạt các tính năng bổ sung

Bước cuối cùng để cài đặt hệ thống điện thoại VoIP của bạn là thiết lập các tính năng liên lạc bổ sung. Những điều này có thể chưa cần thiết ngay lập tức, nhưng chúng giúp Doanh nghiệp của bạn nâng cao quy trình làm việc và năng suất.

Trên đây là 12 bước đơn giản để thiết lập hệ thống tổng đài VoIP cho Doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay nếu bạn cần hỗ trợ hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài chuyên nghiệp

Đăng ký trải nghiệm ngay!