12 Bước để thiết lập hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp Phần 1

12 Bước để thiết lập hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp (Phần 1)

By admin - 12/05/2021

Nhu cầu chuyển đổi hệ thống điện thoại cũ (Analog) sang hệ thống điện thoại VoIP đang là xu hướng của nhiều Doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên để biết nên chuẩn bị gì trước, chuẩn bị gì sau thì vẫn còn nhiều Doanh nghiệp còn gặp vướng mắc. Hiểu được điều đó, Callio đã tổng hợp 12 bước đơn giản để thiết lập toàn bộ hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp của bạn trong 3 giai đoạn chính. Cùng tìm hiểu ngay nào!

I. Nghiên cứu và chuẩn bị

Bước 1: Xác định nhu cầu hệ thống điện thoại của bạn

Trước khi quyết định chuyển đổi hệ thống, bạn cần lên 1 danh sách nhu cầu của hệ thống điện thoại, ví dụ:

  • Số lượng người dùng (extension)
  • Chi phí thay đổi
  • Các yêu cầu về thủ tục, pháp lý
  • Các trang thiết bị cần chuẩn bị

Ngoài ra, nghĩ xem bạn muốn gì từ dịch vụ điện thoại mới của mình. Bạn có nhiều nhân viên hoạt động ở bên ngoài? Nếu vậy, bạn sẽ cần một nhà cung cấp cung cấp softphone cho các thiết bị mà nhân viên sử dụng. Nếu bạn có sự hiện diện toàn cầu, bạn sẽ cần gọi điện quốc tế với giá cả phải chăng.

Việc tìm ra nhu cầu kinh doanh của bạn trước tiên sẽ giúp bạn đi đúng hướng để lựa chọn nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo cho Doanh nghiệp của mình tốt nhất. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

Bước 2: Ưu tiên các tính năng theo nhu cầu

Bạn có thể biết đến một vài tính năng mà bạn đang sử dụng. Có thể có một vài tính năng của hệ thống tổng đài VoIP mà khá mới mẻ đối với bạn.

Một số tính năng đáng chú ý của VoIP có thể kể đến như:

  • Tiếp viên tự động: Thực hiện lời chào và hướng dẫn người gọi đến
  • Định tuyến cuộc gọi: Chuyển hướng cuộc gọi đến các extensions trong phòng ban
  • Ghi âm cuộc gọi: Ghi âm các cuộc gọi tương tác giữa nhân viên và khách hàng

Bước 3: Kiểm tra băng thông

VoIP hoạt động bằng cách kết nối các cuộc gọi qua kết nối Internet. Bạn sẽ cần đủ băng thông để thực hiện các cuộc gọi đó. Đây không phải là vấn đề đối với hầu hết mọi người. Theo Ookla báo cáo rằng hầu hết các kết nối băng thông rộng đều trung bình trên 50 Mbps.

Đối với các cuộc gọi Thoại qua IP đáng tin cậy, hãy chú ý đến các nguyên tắc sau:

  • Băng thông: 100 Kbps trên mỗi dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1.000 Kbps hoặc khoảng 1 Mbps)
  • Độ trễ: 150 mili giây trở xuống
  • Jitter: 20 mili giây hoặc ít hơn

Hầu hết các bộ định tuyến nối mạng ngày nay là quá đủ để xử lý lưu lượng của VoIP. Nhưng nếu bạn đang dùng chia sẻ mạng của hệ thống tổng đài VoIP với các thiết bị khác, hãy trang bị cho hệ thống 1 đường truyền riêng hoặc tìm một cái có QoS và chức năng quản lý băng thông.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Lựa chọn thiết bị đầu cuối sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của Doanh nghiệp. Nếu nhân viên Doanh nghiệp thường xuyên di chuyển bên ngoài thị trường mà vẫn muốn tương tác bằng hệ thống tổng đài VoIP thì Softphone là lựa chọn phù hợp. Còn nếu như nhân sự sử dụng hệ thống tổng đài lại chủ yếu ở văn phòng, bạn có thể cân nhắc lựa chọn IP Phone hoặc tai nghe tổng đài để đáp ứng cho nhu cầu của mình.

Đăng ký trải nghiệm ngay!